Сколько стоит принимать заказы вручную

Ручной перенос заказов — расход, которого не видно в отчётах. Он не приходит счётом, не лежит отдельной строкой в бюджете и размазан по дню тонким слоем: две минуты здесь, две минуты там.

Именно поэтому его годами не замечают. Давайте посчитаем.

Три величины, которые нужно знать

Сколько заказов в день. Берите обычный день, не праздничный — праздники посчитаем отдельно.

Сколько времени уходит на один заказ. Это не только «перепечатать». Полный цикл: открыть кабинет площадки, посмотреть состав, переключиться в складскую систему, проверить наличие, вернуться, принять заказ, создать заказ покупателя. У наших клиентов на это уходит полторы-две минуты, если человек делает это быстро и не отвлекается.

Сколько стоит час работы. Считайте по полной: оклад, налоги, отпуск. Для менеджера в регионе это обычно 250–350 ₽ в час, в Москве — от 400.

Что получается

Формула простая: заказы в день × минуты на заказ × 365 ÷ 60 = часы в год. Умножаем на стоимость часа.

Заказов в день	Часов в год	При 300 ₽/час	При 500 ₽/час
10	106	32 000 ₽	53 000 ₽
20	213	64 000 ₽	106 000 ₽
30	319	96 000 ₽	160 000 ₽
40	426	128 000 ₽	213 000 ₽
50	532	160 000 ₽	266 000 ₽
100	1 065	319 000 ₽	532 000 ₽

Сто заказов в день — это больше тысячи часов в год. Половина рабочего года одного человека, потраченная на перекладывание данных из одного окна в другое.

Важная оговорка, без которой расчёт превращается в манипуляцию: это стоимость времени, а не деньги в кассе. Оклад вы платите так и так. Освободившиеся часы становятся деньгами только когда превращаются во что-то другое — в клиентский сервис, в возможность взять больше заказов без найма, в отменённый праздничный найм. Если человек просто продолжит сидеть на месте, в отчёте о прибыли ничего не изменится.

Что в эту таблицу не попало

Расчёт выше — только прямое время. На практике к нему добавляется ещё четыре статьи, которые часто оказываются дороже.

Праздничный найм. В цветочном бизнесе пик приходит одним днём: 14 февраля и 8 марта поток вырастает в три-четыре раза. Наш клиент под это нанимал двух дополнительных человек — исключительно на перенос заказов. Их нужно найти, обучить и оплатить, а через неделю попрощаться.

Потерянные заказы. При ручном переносе часть заказов теряется или путается. Клиент оценивает это примерно в 2%. При сотне заказов в день за праздничный месяц набегает несколько десятков — с отменами, возвратами и отзывами, которые останутся на карточке магазина навсегда.

Просроченные ответы. Площадка учитывает время ответа на заказ в рейтинге магазина. Заказ пришёл ночью или менеджер отошёл — заказ висит, рейтинг снижается, магазин теряет позиции в выдаче. Это уже не расход, а недополученная выручка, и посчитать её точно нельзя — но она есть.

Привязка человека к экрану. Самая недооценённая статья, и обычно самая дорогая. Дело не в минутах на перенос, а в том, что кто-то должен постоянно следить за кабинетом. Вот как это описывает Екатерина, директор департамента развития LasFlore:

Главное — это постоянно надо сидеть и мониторить личный кабинет флау, чтобы вовремя принять заказ.

Человек не может уйти на обед, заняться клиентом или собрать букет, не рискуя рейтингом. Посчитайте честно: если менеджер держит кабинет открытым полдня, в расчёт нужно ставить не две минуты на заказ, а эти часы — и цифра вырастет в разы.

Именно эту статью автоматизация закрывает первой. Сервис принимает заказ сам — ночью, в обед и в час пик, без участия человека. Не «быстрее переносит», а снимает необходимость сидеть у экрана вообще. У нашего клиента после запуска на заказ уходит 5–10 секунд, и то лишь на сверку — они перестраховываются.

А нельзя ли готовым решением

Логичный вопрос перед тем, как платить за разработку: вдруг есть коробочная интеграция за пару тысяч в месяц.

Отвечаем прямо: готового коннектора Flowwow с учётными системами на рынке сейчас нет. Мы следим за этим, потому что появись он — часть наших клиентов ушла бы к нему, и это было бы честно. Если найдёте — сравнивайте с нами по функциям, а не по цене: проверяет ли он остатки до приёма заказа, корректно ли считает суммы со скидками, что делает с бесплатной открыткой.

Для площадок покрупнее готовые решения есть, и если ваш вопрос про Ozon или Wildberries, начните с них — это дешевле.

С чем сравнивать

Типовая связка Flowwow с МойСклад стоит 50 000 ₽; «от» появляется, когда учётная система нестандартная, складов несколько или нужны доработки под ваш процесс — про это мы говорим до договора, а не после. Сопровождение — 5 000 ₽ в месяц вместе с хостингом: сервер, мониторинг, адаптация при изменениях API площадки и мелкие доработки. Итого 110 000 ₽ за первый год и 60 000 ₽ за каждый следующий.

Теперь сопоставьте с таблицей:

Заказов в день	Окупаемость первого года
20	от года до почти двух
30	8–14 месяцев
40	6–10 месяцев
50	5–8 месяцев
100	3–4 месяца

Разброс — из-за стоимости часа: чем дороже время сотрудника, тем быстрее окупается.

Когда не окупится

Скажем прямо: при десяти заказах в день автоматизация не окупается. Высвобожденное время стоит 32–53 тысячи в год против 110 тысяч за первый год владения. Даже на втором году, когда останется только сопровождение, выигрыш будет символическим.

При двадцати заказах в день это пограничный случай: считать нужно аккуратно, с учётом праздничного найма и потерь. Если пиков нет и поток ровный — скорее рано.

От тридцати заказов в день расчёт обычно сходится уверенно. От пятидесяти — вопрос уже не в окупаемости, а в том, сколько ещё месяцев платить за ручную работу.

Отдельный случай — когда дело не в деньгах. Если магазин упирается не в бюджет, а в людей (некого посадить на приём заказов в праздники, или человек нужен для клиентского сервиса, а не для копирования), расчёт вторичен. Наш клиент после запуска не сократил никого: освободившееся время команда направила на общение с покупателями.

Как посчитать свой случай

Возьмите отчёт по заказам за обычный месяц, разделите на тридцать — получите заказы в день. Засеките, сколько времени у менеджера уходит на один перенос, честно, с переключением между окнами. Умножьте по формуле выше.

Если цифра вас удивила — расскажите про свой поток, посчитаем вместе и скажем прямо, если в вашем случае автоматизация не нужна. Что входит в подключение и с какими системами связываем — на странице интеграции Flowwow.

Читайте также

• Кейс Flowwow: 400 заказов без ручного переноса
• Flowwow API: 5 подводных камней Seller API