Как убрали ручной приём заказов с Flowwow и сэкономили 20 часов в пиковый день

Контекст

К нам обратился флористический магазин, который продаёт букеты и подарки через несколько каналов: Flowwow, другие маркетплейсы и розничная точка. Складской учёт по всем каналам ведётся в МойСклад — остатки, заказы, отгрузки, контрагенты.

Проблема в том, что Flowwow оказался единственным каналом, который никак не связан с МойСклад. Остальные каналы уже были интегрированы, а заказы с Flowwow приходилось переносить вручную. Знакомая ситуация для тех, кто работает с несколькими площадками одновременно.

Проблема

Тут всё как с обновлением остатков на Озон, про которое мы рассказывали раньше — только масштаб другой. Каждый заказ с Flowwow требовал ручной обработки: открыть кабинет маркетплейса, посмотреть состав заказа, переключиться в МойСклад, проверить остатки, вернуться обратно — принять или отклонить, потом вручную создать заказ покупателя в МойСклад. На один заказ уходило 3–5 минут.

В обычный день заказов с Flowwow — десятки, и это ещё терпимо. Но в пиковые периоды (14 февраля, 8 марта) бизнес принимает до 1 000 заказов в день по всем каналам, около трети из них — с Flowwow. Это порядка 330 заказов, каждый из которых нужно вручную перенести из одной системы в другую. При 3–5 минутах на заказ — 16–28 часов ручной работы в день. Физически невозможно для одного менеджера.

И ещё один момент, который не сразу очевиден: Flowwow учитывает время ответа на заказ при расчёте рейтинга магазина. Если менеджер на обеде или заказ пришёл ночью — он зависает без ответа, рейтинг падает, магазин теряет статус «Супермагазин» и позиции в выдаче. То есть проблема не только в трудозатратах — она ещё и напрямую бьёт по продажам.

Что было бы, если оставить как есть

При 330 заказах с Flowwow в пиковый день ручная обработка требует нескольких менеджеров, занятых исключительно копированием данных между системами. Каждый праздничный сезон — это выбор между наймом временных сотрудников и потерей заказов.

С остатками — та же история, что и на Озон, только последствия жёстче. Между проверкой наличия в МойСклад и принятием заказа в Flowwow проходит несколько минут. За это время товар мог быть продан через другой канал — розницу или другой маркетплейс — и магазин принимает заказ на товар, которого уже нет. Результат: отмена, негативный отзыв, штраф от площадки.

Что мы сделали

Мы построили сервис, который связывает Flowwow и МойСклад. Заказ приходит на маркетплейс — и без участия менеджера появляется в МойСклад, готовый к сборке.

На практике это выглядит так:

Сервис проверяет Flowwow на новые заказы каждые 30 секунд.
Для каждого заказа смотрит состав — какие товары и сколько.
Проверяет, есть ли нужный товар на складе в МойСклад.
Если всё в наличии — принимает заказ на Flowwow и создаёт заказ в МойСклад с данными получателя, позициями и ценами. Менеджер открывает МойСклад и видит готовый к сборке заказ — ничего не нужно перебивать вручную.
Если товара нет — мгновенно отклоняет, чтобы покупатель мог заказать у другого продавца, не теряя времени.
При отгрузке — списывает товар со склада.

flowchart LR A["🌸 Flowwow
Новый заказ"] --> B["⚙️ Сервис
Проверка каждые 30 сек"] B --> C{"Товар
в наличии?"} C -->|Да| D["✅ Принять заказ
на Flowwow"] C -->|Нет| E["❌ Отклонить
с причиной"] D --> F["📦 МойСклад
Создать заказ покупателя"] F --> G["🚚 Отгрузка
Списание со склада"]

Отдельно расскажем про то, что не даёт системе сломаться — потому что в автоматизации заказов надёжность важнее скорости:

Заказы обрабатываются строго по очереди. Не бывает ситуации «что-то зависло непонятно где» — если что-то пошло не так, заказ уходит в отдельную очередь ошибок, а не пропадает.
Если Flowwow или МойСклад временно лёг — заказ не теряется. Сервис сам повторит попытку, когда связь восстановится.
По каждому заказу ведётся лог. Можно открыть любой и посмотреть: принят в 03:47, списан со склада в 11:20, вот ошибка, вот повторная попытка. Очень удобно, когда клиент звонит и спрашивает «а где мой заказ?».
Если связь с одной из систем пропала — сервис сразу сигнализирует. Проблема решается до того, как заказы начинают копиться.

Перед запуском мы проверили все сценарии: нормальные заказы, отказы по остаткам, сбои связи, ночные заказы, нестандартные ситуации. Без этого запускать автоматизацию заказов мы бы себе не позволили.

sequenceDiagram participant F as Flowwow participant S as Сервис participant M as МойСклад loop Каждые 30 секунд S->>F: Проверка новых заказов F-->>S: Список заказов end S->>M: Проверка остатков M-->>S: Данные остатков alt Товар в наличии S->>F: Принять заказ S->>M: Создать заказ покупателя M-->>S: Заказ создан else Товара нет S->>F: Отклонить заказ end

Результат

Интеграция запущена и прошла уже несколько пиков — в том числе 8 марта.

330 заказов за праздничный день — и менеджер не притронулся к Flowwow. Открывает МойСклад, видит готовые заказы и идёт собирать, не тратя время на копирование.
Ответ на заказ — за 30 секунд. Раньше менеджер открывал кабинет, проверял, переходил, создавал — 3–5 минут. Теперь это происходит само, пока менеджер спит.
Остатки всегда актуальны. Приёмка резервирует товар, отгрузка списывает. Ситуация «приняли заказ на товар, которого нет» — исключена.
Корректные отказы. Заказы без товара отклоняются мгновенно с причиной — покупатель может сразу заказать у другого продавца, не дожидаясь ответа.

Ограничения и уроки

Было бы нечестно не рассказать о том, что не покрыто или работает не идеально.

Flowwow не присылает уведомления о новых заказах. Поэтому сервис сам проверяет их каждые 30 секунд. Это работает, но при масштабировании на десятки магазинов потребует оптимизации.

Частичное выполнение невозможно. Если в заказе два товара и одного нет — заказ отклоняется целиком. Это ограничение самого Flowwow: площадка не поддерживает частичную приёмку.

Привязка товаров — ручная. Система определяет соответствие между товарами на Flowwow и позициями в МойСклад. Первоначальную настройку делает продавец. Если добавить новый товар на Flowwow и не привязать его — заказ с этим товаром будет отклонён.

Каталог не синхронизируется. Сейчас автоматизирован только поток заказов (Flowwow → МойСклад). Публикация каталога из МойСклад на Flowwow — отдельная задача, которая в этот проект не входила.